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如何成為一個優秀的管理者?

  如何成為一個優秀的管理者?

  一、謹記“于、用、完、達”四字訣,清晰明確地下達工作指令

  下達工作指令,是基層管理者最常用的“管理動作”,要想讓工作指令得到有效的執行,首先必須讓對方明確要做什么、做到什么程度,也就是要說明工作內容和標準要求。有一本書上寫道:“指令下達人必須對指令有全面、準確的界定。其內容包括:指令的具體內涵是什么?為什么下達這一指令?指令的具體要求是什么?由誰監督指令的實施?什么時候對指令的落實情況進行檢查?在什么時間和什么地點驗收結果?對指令的實施有什么方向性的思路?”但是,看了這么多,你一定沒有記住應該怎么做?其實,只要簡單的按照“于、用、完、達”四字訣去做,就可以清楚明白的下達工作指令了。

  這個“于、用、完、達”四字訣,是從績效管理理論中演繹出來的通俗說法,原來叫做“格里波特四分法”,即從時間、成本、數量、質量四個方面去提煉崗位績效指標。被通俗的表達為“于、用、完、達”,就是“于什么時間期限,用多少成本資源,完成多少數額或數量,達成何種質量標準”。也被借用來描述崗位職責。我們現在借用這四個字并稍作改造,來幫助清晰明確的下達工作指令。

  我們嘗試用這個方法下達一條工作指令:

  “請小郭在這個月15日下班之前,用《業務預算分解表》,編制完成我們部門的業務預算,要達到公司下達的預算編制辦法中規定的標準,做到一次報批通過。”

  這里的“于”,就是一項工作的時間節點,必要時分解為開始時間、中間階段“里程碑”時間節點和完成時間,有時也需要交代清楚工作地點。

  這里的“用”,就是一項工作的方式、方法、工具、材料、依據、支持條件等等。

  這里的“完”,就是具體完成什么任務。

  這里的“達”,就是達到什么具體工作目標。

  這樣的工作指令是不是就簡明了?

  二、運用“如果……就……”句式布置不確定性強的工作

  有一些工作是需要根據不同情況做不同處理的,如果你只是簡單的給一位員工下達了工作指令,這位員工很可能不知道在不同情況下如何處置而頻繁地向你請示。

  譬如你讓員工小張去查問公司一筆訂單是否到貨,你可能一會兒得到小張的回復“還沒有到貨”。你再次指示小張去聯系供應商那邊的老王,小張又向你請教老王聯系方式。小張終于聯系到上了老王,老王卻告訴小張這張訂單還有一些不太清楚的地方,小張再次把情況反饋給你。你又告訴小張去跟技術部李經理溝通解決這個問題……這樣你就不得不頻繁的過問這一項工作,徒增你的工作量。

  你也可以采取另一種方式,你給用OA給小張發一個工作指令郵件:

  小張:請你于今天中午前查問一下我們向中大公司訂的那批A02配件,看看是否到貨?如果已經到貨,請你去聯系倉庫部門驗收入庫,并通知生產部門這批配件已經到貨,可以到倉庫提取使用了。如果還沒有到貨,請聯系中大公司的老王,老王的辦公室電話是……手機號碼是……如果關于這批貨有什么技術性問題,你直接與公司技術部李經理溝通,請他提出處理意見,你幫他反饋給供應商接口人老王。這一批配件是生產部門急用的,如果再有我沒有想到情況,請及時向我反饋。請下班前將你處理這件事情的結果通報我。

  你花5分鐘給小張寫完這份郵件,接下來就沒你什么事了,你可以自由地安排自己的工作日程,不用總是惦記著這件事。

  三、給周期性工作排“課程表”,讓時鐘替你下達工作指令

  有一位叫做魏書生的初中教師,他擔任一所實驗中學校長與書記,兼任兩個班的班主任,承擔兩個班的語文教學工作,一年還要平均外出開會達4個月之久,卻從不請人代上一節課。魏書生這么多工作是怎么完成的?

  其實他的訣竅很簡單,就是充分利用學校里常見的“課程表”來替他“布置工作”。

  魏書生發現,大部分工作跟課程一樣,總是周期性重復的,完全可以為這些工作排出一個“課程表”。譬如每個班級都要定期調整學生的座位,魏書生就把調整座位納入班級工作“課程表”中,規定每過幾周周一早上第一堂課上課之前調整全班的座位。有一天魏書生去給自己擔任班主任的班級上語文課,他站到講臺上,班長喊起立之后,所有的同學都抬起自己的課桌,有次序的從教室的前門出去,再從后門進來,幾分鐘后,同學們已經在新位置上坐下來聽課了。魏書生這才想起來,是調整學生座位的時間到了。

  大家看,魏書生提前做好了“功課”,規定了調整學生座位這個活動的時間節點、規則,并且讓學生熟練掌握,他自己反而可以“忘記”了。對全校的工作魏書生也是這樣一項一項的編制“課程表”,例如春秋兩次學校運動會,什么時間開都是固定的,開會之前什么時間做什么準備,誰來做,也是確定好了的,他這個校長是否在學校里,沒有任何影響。(www.izantx.live)到了規定好開運動會的這一天,如果出現什么樣的天氣,運動會就順延一天……魏書生的工作方法實際上是把前面的“于、用、完、達”法、“如果……就……”法都吸收進來了,在此基礎上編制了一個工作“課程表”,時間就成為觸發某項工作的“發令官”。當魏書生把學校工作、班級工作、教學工作都進行“課程表”化之后,就能夠在擔任多項職務的同時還有時間外出開會、傳授自己的教學經驗。

  這辦法不難學吧?

  四、運用“工作訂單”讓流程上的工作自動進行

  還有一些工作屬于一個工作流程鏈條上的不同環節。這時候,上下游之間就是“供應商-客戶”的關系,因此可以模仿企業之間的訂單機制,建立上下游之間的工作訂單機制。

  這是溫州一位叫朱先明的生產經理創造的工作方法。他認為:

  1.做好一件工作后,要主動向“顧客”交付成果。只有當顧客(可能是上級、下級、相關部門、公司的客戶)檢查驗收了你的工作,確認并接受了你的工作成果,才算盡到了責任。例如,機修部門修好了機器,就要向生產部門交接,經過生產部門檢查驗收,才算盡到了責任。如果機修工沒有向生產部門交接,到了開機時才發現問題,導致停機,就是機修人員的責任。假如經過交接驗收,生產部門沒有發現潛在的問題導致停機,就是生產部門的責任。

  2.向另一個部門、崗位“請求”一項工作成果,如同向供應商下了一個“訂單”,作為客戶,自己要完成“跟單”工作,要想盡一切辦法去確保自己“買到”合格的“產品”。不能因為責任是別人的,就高枕無憂,必須確保得到的成果是自己需要的、質量合格的、及時的,沒有能力獲得自己需要的成果,不關心“供應商”的成果交付時間、質量,不認真進行驗收,就沒有盡到作為“客戶”的責任。

  3.每個部門和崗位必須對自己本職工作的結果負責。無論你的“供應商”給你造成了多大的困難,你的首先要想法設法克服困難,把你的工作做到位,讓你自己保質、保量、按時交付工作成果,才算盡到了你的責任。這時候,才有資格追究“供應商”的責任,不能因為“供應商”失職你就可以不對自己的成果負責。

  這樣一來管理者就輕松多了。

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